כבר לא מעט שנים שמערכות דיגיטליות לניהול משאבי אנוש הן חלק אינטגרלי מתהליכי גיוס בארגונים בכל הגדלים והתעשיות. מערכות אלו מסייעות במגוון רחב של משימות, החל מגיוס והעסקת עובדים חדשים, דרך ניהול שכר ותנאים, תיעוד מסמכים וסטטיסטיקות, ועד תהליכי פיטורין ופרישה.
עם זאת, לא כל המערכות נוצרו שוות. בעוד שחלקן מספקות חוויית משתמש נוחה ויעילה, אחרות מתגלות כמסורבלות, מסובכות ולא אינטואיטיביות – דבר שיכול להוביל לתסכול, טעויות וירידה בפריון.
איך יוצרים חוויית משתמש טובה ולמה חשוב לשים לב כשבוחרים מערכת לניהול משאבי אנוש? הכנו מדריך מקיף עבורכם.
חשיבותה של חוויית המשתמש
חוויית המשתמש (User Experience -UX) במערכות דיגיטליות היא מרכיב קריטי שלא ניתן להתעלם ממנו. מערכת שנראית ומרגישה קשה לשימוש עלולה לגרום לעובדים ולמנהלי הגיוס להתרחק ממנה, דבר שמנטרל את היתרונות העיקריים שלשמם היא נרכשה – חיסכון בזמן, ארגון יעיל יותר ושיפור התפוקה. לעומת זאת, ממשק נוח, אינטואיטיבי וידידותי למשתמש יאפשר לצוותים לעבוד באופן חלק ויעיל יותר, לחסוך זמן ומשאבים רבים ולהפיק את המירב מהמערכת.
יסודות חווית משתמש טובה
אז מהם הגורמים המרכזיים שהופכים את חווית המשתמש במערכת ניהול משאבי אנוש למעולה?
קודם כל, המערכת צריכה להיות פשוטה להבנה ולתפעול. ממשק המשתמש צריך להיות נקי, מסודר ובהיר, עם ניווט אינטואיטיבי וזרימת עבודה לוגית. הטקסט והסימונים צריכים להיות מנוסחים בשפה ברורה ללא מונחים טכניים מיותרים. כמו כן, עיצובו של הממשק חייב להיות נקי ומזמין.
גורם נוסף החשוב לא פחות הוא מהירות וביצועים – המערכת צריכה להיות רספונסיבית, זריזה ויעילה. לא יהיה לה ערך אם היא תראה יפה אך תתנהג באופן איטי וחסר יציבות. עקרון מרכזי הוא להציג למשתמש רק את הנתונים והפונקציות הרלוונטיים לתפקידו, ובכך למנוע מצב של עומס מידע וריבוי אפשרויות שיכולים רק לבלבל ולסרבל.
אך מעבר לכך, חשוב שהמערכת תהיה גמישה וניתנת להתאמה ברמה מסוימת, תוך התחשבות בצרכים הספציפיים של הארגון ובהעדפות המשתמשים. כך לדוגמה, יהיה נכון לאפשר שינוי של מיקומים, כפתורים, צבעים וממשקים לפי הצרכים, או אפילו הוספה עצמית של תפריטים ותצוגות חדשות.
רכיבים חשובים נוספים לחוויית משתמש משופרת
לאחר שהבנו את היסודות החשובים לחוויה משתמש איכותית בתוכנה למנהל משאבי אנוש, חשוב להתייחס גם לרכיבים ופונקציונליות ספציפיים שיכולים לשפר את החוויה באופן דרמטי:
ממשקים מותאמים למכשירים ניידים – כיום מרבית המשתמשים מבצעים פעולות גם ממכשירים ניידים כמו טאבלטים וסמארטפונים. לכן, מערכות משאבי אנוש חייבות להיות מותאמות ונגישות גם לשימוש נייד, עם ממשקים רספונסיביים והקלדה קלה. זה יאפשר גמישות ותפוקה גבוהה יותר למנהלי משאבי אנוש ומגייסים.
שילוב עם יישומים פופולריים – ככל שהמערכת עובדת בסינכרון ומשתלבת טוב יותר עם יישומים מוכרים כמו Office, Gmail ועוד, כך גדלה נוחות השימוש והיעילות של העובדים. זרימת נתונים וממשקים אחידים חשובים.
חלונות עזרה מקוונים – חשוב שהמערכת תכלול חלונות עזרה מקוונים, בצורה של מדריכים אונליין, תשובות לשאלות נפוצות, סרטוני הדרכה קצרים ואפילו צ’אט בוטים למתן מענה מיידי. אלו יכולים להקל על העובדים להתמצא בקלות רבה יותר.
איכון בעיות והתראות חכמות – פונקציות שמאתרות סוגיות, חריגים ושגיאות ביצוע במערכת, ומתריעות עליהן בזמן אמת, יכולות להפחית תקלות, טעויות, עומסים ובזבוז משאבים וזמן. עקרון חשוב הוא גם מעקב אנליטי אחר דפוסי השימוש במערכת ומתן המלצות חכמות לשיפור התפעול.
שקיפות תהליכים ודיווחים מהירים – המערכת חייבת לשקף את השלבים השונים בתהליכי העבודה השונים באופן קל לצפייה. כך גם לאפשר הפקת דוחות וסטטיסטיקות על נתונים נבחרים בצורה מהירה וקלה. הדבר מסייע בשמירה על מעקב ושליטה טובה יותר על התהליכים הארגוניים.
שילוב בינה מלאכותית – אי אפשר שלא לדבר על בינה מלאכותית שנוגעת כיום לתחומים רבים בחיינו. טכנולוגיה זו נכנסת בהדרגה גם לתחום של מערכות משאבי אנוש, מה שמסייע להעצים משמעותית את חוויית המשתמש ותהליכי הגיוס. כך לדוגמה, מנועי בינה מלאכותית יכולים לסייע בעיבוד חכם של מסמכים וטפסים, בחיפושים והצגת נתונים רלוונטיים רק למשתמשים, ואפילו בשאילתות ופקודות קוליות וטקסטואליות.
כל אלו הם דוגמאות לרכיבי ליבה, שילובים וטכנולוגיות מתקדמות שיכולות להפוך את השימוש במערכת משאבי אנוש לחוויה נוחה, חלקה ונעימה בהרבה עבור המשתמשים – ובכך לשפר באופן משמעותי את היעילות, הפרודוקטיביות וניצול המשאבים הארגוניים.
לסיכום, חוויית המשתמש במערכות לניהול משאבי אנוש היא מרכיב קריטי. מערכת עם ממשק לא ידידותי, בלתי אינטואיטיבי או בעייתי מבחינת ביצועים, עלולה למנוע מהארגון להפיק את מלוא התועלת והיתרונות הגלומים בה.
לכן, חשוב שמערכות אלו ישלבו עקרונות מוכחים של ממשקי משתמש נוחים ואינטואיטיביים, ניהול מידע בצורה ברורה ויעילה, גמישות והתאמה לצרכי הארגון, פונקציונליות חדשניות כמו שילוב ניידים, תמיכה אונליין, כלי ניתוח מתקדמים וטכנולוגיות חכמות מבוססות בינה מלאכותית.
רק מערכת שמקפידה על חוויית משתמש פשוטה, נוחה ומתקדמת תוכל לספק לארגון את הערך המרבי, להגביר את הפרודוקטיביות ולשפר באופן משמעותי את יעילות ותפקוד תהליכי ניהול משאבי אנוש וגיוס עובדים.
מחפשים מערכת חכמה שתספק לכם חוויית משתמש מעולה וניהול יעיל של תהליכי הגיוס ומשאבי האנוש? כדאי שתכירו את המערכות המתקדמות של נילוסופט.
השאירו פרטים ונשמח לספר לכם את המערכות שלנו ולהעניק לכם דמו למערכת ללא תשלום.