תהליך הגיוס יכול להיות מסורבל ולכלול שלבים רבים גם למגייס וגם למועמד – מהגשת המועמדות ועד קבלת החלטה סופית, לכן חשוב לעקוב אחר כל שלבי הגיוס בצורה מסודרת ויעילה. ניהול נכון של שלבי הגיוס מבטיח שיפור בקבלת ההחלטות וייעול התהליך כולו. לכן יש לנו מצבי שיוך למשרה במערכת שמאפשרים מעקב מדויק ומסודר אחרי כל מועמד.
מהם מצבי שיוך למשרה ?
במערכת הגיוס שלנו, מצבי השיוך למשרה, הם הכלים המרכזיים לניהול ומעקב אחרי תהליכי הגיוס של המועמדים. כל מצב שיוך למשרה מייצג שלב מסוים בתהליך הגיוס, החל מהגשת המועמדות ועד קבלת החלטה על קבלה או דחייה. מצבי שיוך המשרה מאפשרים לבחור סיבה לשיוך כל מצב שיוך למשרה למועמד ולהבין מה השלבים הבאים שעליו לעבור בתהליך המיון.
במערכת הגיוס קיימים מצבי שיוך למשרה מובנים שנועדו להקל עליך בתהליך, כמו שליחת קורות חיים למנהלים המגייסים, זימון מועמדים לראיונות עבודה עם זימון ישירות ליומן האאוטלוק שלהם, והקפאת מועמדים.
במדריך הבא נפרט על:
איך נכנסים לאזור העריכה של מצבי שיוך למשרה?
1. יש להיכנס למערכת הגיוס שלך
2. בשורה העליונה של הלשוניות יש לבחור ב”הגדרות”
3. לאחר שנכנסת להגדרות בחר ב ״רשימות״
4. לאחר מכך בחר ב “מצבי שיוך למשרה
במסך שנפתח יוצגו כלל מצבי השיוך למשרה שקיימים במערכת. שימו לב כי קיימים מצבי שיוך למשרה מובנים לשימושך אותם אין אפשרות לשנות – אלא רק להוסיף להם סיבות – נושא שנרחיב עליו בהמשך!
פעולות אפשריות:
הוספת מצב שיוך למשרה חדש
1. לחץ על “הוסף מצב שיוך למשרה” בתחתית הדף
2. הזן את פרטי מצב השיוך החדש בחלונית שנפתחה
3. בשורת השפה – יש להזין את שם מצב השיוך
שימו לב – במידה ומוגדרת במערכת יותר משפה אחת יש לתת תרגום לכל שפה
4. בשלב הגיוס –יש ללחוץ על הרשימה ולבחור ממנה את השלב אליו מצב הגיוס ייכנס ויתאר את מצב המועמד אל מול המשרות
5. לאחר שזה בוצע, יש לבחור האם:
א. לבצע הקפאה כללית למועמד במידה ואינו רלוונטי לאף משרה הקיימת במערכת הגיוס. במקרה כזה יש ללחוץ על קופסת הסימון בשורה “אפשר להפוך את המועמד ללא פעיל”. דרך סימון שורה זו, ברגע שנשייך את המועמד למצב החדש שלך – נוכל “לסנן” אותו בקלות בצייד המועמדים, בדוחות, ואף יופיע חיווי שונה בכרטיסו.
ב. לבצע שליחה של קורות החיים של המועמד למנהל המגייס אותו תרצה לשתף בפרטיו. על ידי לחיצה על קופסת הסימון בשורה “אפשר שליחת קורות חיים״
ג. במידה וקיימים מנהלים מגייסים במערכת – משתמשים אשר אחראיים על מספר מצומצם של משרות תחת המחלקה אליה הם מגייסים, נוכל לבחור האם ביכולתם של אותם המגייסים לראות מועמדים שהגיעו למצב שיוך זה, והאם ביכולתם אף להעביר מועמדים אל מצב שיוך זה, על ידי סימון כן/לא בשורות הבאות.
6. לאחר שסיימת להגדיר את הפעולה/פעולות אותן מצב השיוך יבצע, נוכל להוסיף אותו על ידי לחיצה על מקש “הוסף”,
או לבטל את הוספת מצב השיוך החדש על ידי”ביטול”.
7. לאחר ההוספה, נוכל לראות כי מצב השיוך החדש נוסף אל הרשימה של מצבי השיוך הקיימים במערכת והוא מוכן לשימושך!
עריכת מצבי שיוך למשרה קיימים
1. יש לבחור את מצב השיוך אותו נרצה לערוך על ידי לחיצה על העיפרון בשורת מצבי השיוך. שימו לב כי את שמות מצבי השיוך המובנים במערכת לא ניתן לערוך כלל. 
2. בחלון העדכון שייפתח הזן את הפרטים שאותם תרצה לערוך:
3. שם מצב השיוך
4. שלב גיוס – בחירה מרשימה
5. אפשר להפוך את המועמד ללא פעיל – בסימון הצ’ק בוקס נגדיר כי מועמדים שנעביר למצב שיוך זה יוקפאו, נקבל על כך חיווי בכרטיס המועמד שלהם, ונוכל לסנן אותם מהצגה בדוחות ובציידים.
6. אפשר שליחת קורות חיים – בסימון הצ’ק בוקס נגדיר כי נוכל לבצע שליחת קורות חיים למנהלים המגייסים ממצב שיוך זה.
מנהלים מגייסים יוכלו:
א. לראות מועמדים במצב שיוך זה – כחלק מהגדרת המנהלים המגייסים, הם חשופים אך ורק למה שאנחנו מגדירים להם (מועמדים למשרות שלהם בלבד, איזה משרות הם רואים ומצבי שיוך שאותם הם יכולים לראות ולהזין).
ב. להעביר מועמדים לסטטוס זה – בנוסף לצפייה, כאן נגדיר האם מנהלים מגייסים יוכלו להזין את מצב השיוך שאותו אנו עורכים על המועמדים שלהם
מחיקת מצבי שיוך קיימים
1. על מנת למחוק מצב שיוך במערכת, בשורת מצב השיוך לחץ על האיקס האדום
שים לב – ישנם מצבי שיוך שלא ניתנים למחיקה, והם:
הגיש מועמדות למשרה, ספק הגיש קו”ח למשרה, התחיל לעבוד, סרב – עובד במקום אחר, נדחה – התקבל לעבודה במשרה אחרת, נדחה – המשרה נמחקה, המשרה נסגרה.
2. לאחר שלחצת על הX, השורה תיעלם מהתצוגה וכך גם מהמערכת.
שינוי סדר הצגת מצבי השיוך
נוכל לשנות את סדר הצגת מצבי השיוך בתוך השלבים על ידי לחיצה על לחצני החצים בשורה שלהם, לדוגמה: 
1. כדי להעלות את מצב השיוך למעלה בתצוגת הרשימה בשיוכים, נלחץ על החץ כלפי מעלה
2. כדי להוריד את מצב השיוך למטה בתצוגת הרשימה בשיוכים, נלחץ על החץ כלפי מטה
3. במידה והחץ שלנו מסומן באפור – מצב השיוך נמצא בשורה העליונה ביותר או התחתונה ביותר לאותו שלב גיוס ולא ניתן להעלות אותו או להוריד אותו בהתאם לכיוון החץ החסום.
הוספת סיבה למצב שיוך קיים
כדי לתת עוד רובד למצבי השיוך, נוכל להוסיף לכל אחד מהם רשימת סיבות.
1. על מנת להוסיף את הסיבות הרצויות, נלחץ על שם מצב השיוך 
אחר מכן נועבר לדף הבא:
2. לחץ על הוסף פריט לרשימה על מנת להוסיף סיבה חדשה
3. בחלונית שנפתחה הזן את הסיבה הרצויה ולבסוף על הוסף
4. לאחר מכן הפריט יתווסף לרשימת הסיבות למצבי שיוך למשרה
5. גם כאן ניתן לבצע:
עריכת הסיבה
מחיקת הסיבה
שינוי מיקום הסיבה בתצוגה