עובדים הם עמוד התווך של כל ארגון. בניית עסק מצליח היא בדיוק כמו בניית בית חדש לגמרי. לכן, עליכם לשמור על הבסיס (העובדים) חזק כדי שהמבנה (הארגון) יוכל לעמוד זקוף בכל מצוקה. הקפדה על כך שהעובדים שלכם מבצעים את המשימות שלהם בזמן הנכון יכולה לעשות את כל ההבדל. הדבר הראשון ברשימה ליצירת פרודוקטיביות מרבית הוא מעקב אחר הזמן והנוכחות של העובדים שלכם באמצעות מערכות ניהול נוכחות.
על פי סקר שנערך על ידי IJIES – International Journal of Innovations in Engineering and Science, “אפליקציית ניהול נוכחות מקוונת” מסייעת להפחתת הניירת וחוסכת זמן כדי לנטר באופן מדויק את נוכחות העובדים. בנוסף היא מספקת אבטחה על ידי שימוש במזהי כניסה וסיסמאות.
טכנולוגיה מודרנית לנוכחות עובדים היא דרך יעילה לעקוב אחר נוכחות העובדים שלכם ולרכז את מערכת הנוכחות שלכם. לפיכך, הגיע הזמן להשקיע במערכת ניהול זמן ונוכחות כעת יותר מתמיד. בואו נבחן כיצד טכנולוגיה מודרנית לנוכחות עובדים יכולה להועיל לארגון שלכם.
כיצד פועלות מערכות ניהול נוכחות?
מערכת ניהול נוכחות מתייחסת למשימה של ניטור הזמן והנוכחות של העובדים שלכם. איך? על ידי מעקב אחר שעות העבודה שלהם, בקשות לחופשות, הפסקות והיעדרויות.
לארגונים ישנן שיטות רבות לניטור פעילויות כאלה. חלק מהכלים הנפוצים הם כרטיסי ניקוב, מכשירים ביומטריים, דרך וואטסאפ וכו’. שמירה על נוכחות נאותה היא גורם מפתח כדי להבטיח שהארגון פועל ביעילות.
לפיכך, עליכם להצטייד במערכות ניהול נוכחות מתאימות. כך העובדים יכולים לבצע את משימת סימון הנוכחות שלהם בקלות. שיטות ידניות כמו שמירה על גיליון אקסל עלולות לגרום לאי דיוק בנתונים. עם זאת, ללא טכנולוגיה מודרנית לנוכחות עובדים, זה עשוי להיות מאתגר לנהל את העובדים שלכם ביעילות.
יתרונות השימוש במערכות ניהול נוכחות
להלן 9 היתרונות המובילים של מערכות ניהול נוכחות:
אין הפרעה לניהול זרימת עבודה
אחד היתרונות הגדולים ביותר של מערכת נוכחות אינטרנטית הוא הקלות בניהול זרימת העבודה. עם זרימת העבודה המתאימה, המעסיק יכול לקבל נראות ברורה של בקשות להסדרת נוכחות, בקשות חופשה, שעות נוספות וכו’, כמעט ללא תקשורת.
פעילויות גוזלות זמן כמו הקצאת משימות באופן ידני, מעקב אחר שינויים במשמרות וכו’, ניתנות למעקב והקצאה בעזרת כמה קליקים. יתרה על כך, מערכת נוכחות וניטור יכולה גם לספק זרימת עבודה בהקצאת נכסים ומשאבים פרודוקטיביים אחרים.
סביבת עבודה ללא נייר
בעזרת מערכת ניטור נוכחות, תוכל לקצץ את כמויות הנייר שלכם. סביבת עבודה ללא נייר היא היבט מכריע מאוד של אחריות תאגידית.
לכן, כל פעילויות הליבה של משאבי האנוש בארגון יהיו אוטומטיות ויטופלו באמצעות כלים דיגיטליים. מערכת נוכחות מבוססת ענן תעזור לכם גם לצמצם את העלות הכוללת של המשאבים.
מעקב בזמן אמת
מעקב בזמן אמת מתייחס לשיטת המעקב אחר המיקום הנוכחי של העובדים שלכם באמצעות GPS ותיוג GEO. לכן, בעזרת טכנולוגיה מודרנית לנוכחות עובדים, אתם יכולים לעקוב אחר מיקומם של העובדים שלכם בזמן אמת ולקיים תיעוד יסודי של פגישות הלקוחות שלהם ועוד.
מלבד מעקב GPS, אתם יכולים גם לבחור בגידור GEO אשר יתפוס אוטומטית את הנוכחות של העובד ברגע שהוא נמצא בשטח המשרד.
נתונים אמינים
מערכת נוכחות מרכזית תמיד תספק לכם נתונים מדויקים. בעזרת מערכת נוכחות וניטור תוכלו לבטל את העלות הבלתי נמנעת של טעויות אנוש ולהתמקד ביעילות ופרודוקטיביות.
מערכת נוכחות עובדים מרכזית עוקבת אחר הנתונים בזמן אמת ובכך מפחיתה את הסיכון לגניבת זמן. יתרה מכך, זה גם יעזור לוודא שאף עובד לא ינצל את המדיניות הארגונית על ידי התחברות בשעות שגויות.
שיפור הפרודוקטיביות
הגורם הראשון שפוגע ברווחים של כל ארגון הוא פרודוקטיביות נמוכה. לכן, עסק מצליח מסתמך על מקסימום פרודוקטיביות ומינימום שגיאות. עם מערכת אוטומטית, אתם יכולים לצמצם משימות ידניות כמו עדכון שעות העבודה של העובדים וליהנות משיטה פשוטה אך יעילה לעיבוד השכר.
עם ממוצע של 5 שעות ביום של כניסה ידנית למערכת, אתם מפסידים לא מעט זמן ומשאבים. לכן, הטמעת מערכות אוטומטיות לניהול נוכחות יכולה לצמצם את השעות הללו לכ- 20 דקות ולהשאיר לכם יותר מ-4 שעות להתרכז בתחומים אחרים בניהול הארגון.
לשמור על תרבות ארגונית
ארגונים רבים אולי לא יודעים זאת, אבל בניית תרבות ארגונית חזקה היא אחת מהיתרונות החשובים ביותר של מערכת נוכחות אוטומטית. עובדים מעריכים שיש להם גישה לנתונים שלהם מבלי שצד שלישי יתערב.
מערכת אוטומטית תספק לעובדים שלכם את כל המידע הדרוש כמו יתרת ימי חופשה שתעזור להם בתכנון לוחות הזמנים שלהם. יתר על כן, תרבות ארגונית חזקה תגביר את המורל של העובדים שלכם ובתמורה תהנו ממקום עבודה פרודוקטיבי ומאושר יותר.
מערכת מותאמת אישית וגמישה
בתקופה הנוכחית מעסיקים עושים הכל כדי ללמוד להתאים את עצמם לסביבות עבודה חדשות והיברידיות. עם עלייה במספר מקומות העבודה ההיברידיים, אתם לא רוצים שהעובדים שלכם ירגישו מנוכרים ממקום העבודה. לכן אתם צריכים מערכת ניהול נוכחות שיכולה לתת מענה לגמישות של מקום העבודה שלכם.
מערכת נוכחות אוטומטית תלכוד את נוכחות העובדים שלכם באמצעות אפליקציות לנייד, אפליקציות שולחניות, מכשירים ביומטריים, מכשירי זיהוי פנים וכו’. טכנולוגיה מודרנית לנוכחות עובדים תדאג הן לעובדי המשרד והן לעובדים מהבית.
פתרון חסכוני
זה אולי נראה מוזר שמערכת ניהול נוכחות יכולה לשלוט בעלויות, אך חשוב להבין שארגון תמיד חשוף לעלויות נוספות כשמדובר במשימות ידניות.
ניתן לבטל בעיות כמו היעדרות, עיכוב בתשלום שעות נוספות וכו’ על ידי מעבר לטכנולוגיה דיגיטלית. טכנולוגיה מודרנית לנוכחות עובדים לא תאפשר לכל עובד להתעסק בנתונים השמורים וכתוצאה מכך תהנו מנתונים מהימניים ומחיסכון בעלויות. יתר על כן, זה גם יעזור בביטול כל שגיאות שכר אשר מהווה חיסכון עצום בעלויות.
גישה נוחה לדוחות
אתם צריכים נתונים מדויקים כדי לנתח את הצמיחה של החברה שלכם. מסיבה זו, אתם צריכים נתונים מדויקים כדי לפקח על העובדים שלכם. בעזרת מערכת אוטומטית תוכלו להפיק כל מיני דוחות הקשורים למיסים, נוכחות, שעות נוספות וכו’. כל הדוחות על פעילות משאבי האנוש של הארגון שלכם יופקו אוטומטית ותוכלו לגשת אליהם בכמה לחיצות.
באמצעות מערכות הנוכחות המתקדמות של חברת נילוסופט, תוכלו להתקדם לניהול נוכחות יעיל, נוח וחסכוני. צרו איתנו קשר לקבלת פרטים נוספים על השירות.